Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. Marco normativo y objeto

Esta política se adopta de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones que regulen la protección de datos personales.

Su objeto es informar de manera clara las condiciones bajo las cuales CEDELCA recolecta, almacena, usa, consulta, actualiza, circula, transmite y, cuando corresponda, suprime datos personales.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento

3. Alcance y principios

La política aplica a los datos personales contenidos en bases de datos físicas o digitales cuyo tratamiento sea realizado por CEDELCA o por terceros que actúen por cuenta de la institución.

El tratamiento se realizará observando los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

4. Categorías de datos que pueden ser tratados

De acuerdo con la relación que el Titular mantenga con CEDELCA, podrán tratarse, entre otros:

• Datos de identificación y contacto, como nombres, documento de identidad, teléfono, dirección y correo electrónico.
• Información académica, de matrícula, asistencia, calificaciones, certificaciones y antecedentes formativos.
• Información administrativa, contractual, contable y financiera necesaria para la relación con la institución.
• Información relacionada con solicitudes de admisión, inscripción, cursos, seminarios y atención al usuario.
• Imágenes, fotografías, grabaciones o material audiovisual cuando exista autorización o una base legal aplicable.
• Datos sensibles únicamente cuando resulten necesarios para una finalidad legítima y se cumplan los requisitos legales correspondientes.

5. Finalidades del tratamiento

CEDELCA podrá tratar datos personales para una o varias de las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes de información, inscripción, admisión y contacto realizadas por los interesados.
• Gestionar procesos de matrícula, registro académico, evaluación, certificación, graduación y demás actividades propias del servicio educativo.
• Contactar a aspirantes, estudiantes, egresados y acudientes mediante teléfono, correo electrónico, mensajería instantánea u otros canales autorizados.
• Informar sobre programas académicos, cursos, seminarios, convocatorias, actividades institucionales y servicios de CEDELCA, cuando exista autorización para ello.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales, contables, fiscales, administrativas y de archivo.
• Gestionar relaciones laborales, contractuales y comerciales con empleados, docentes, contratistas, proveedores y aliados.
• Realizar análisis estadísticos, mediciones de calidad y actividades de mejora institucional, procurando utilizar información agregada o anonimizada cuando sea posible.
• Preservar la seguridad de las personas, instalaciones, sistemas de información y recursos institucionales.
• Atender peticiones, quejas, reclamos, consultas y ejercer o defender derechos de CEDELCA o de terceros.

6. Autorización del Titular

Cuando la ley lo requiera, CEDELCA solicitará autorización previa, expresa e informada del Titular para realizar el tratamiento de sus datos personales y conservará evidencia de dicha autorización por medios físicos, electrónicos o mediante conductas inequívocas que permitan su consulta posterior.

El Titular podrá negarse a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo cuando su tratamiento sea necesario por disposición legal o resulte aplicable alguna excepción prevista en la normativa vigente.

7. Derechos de los Titulares

El Titular de los datos personales podrá, de acuerdo con la ley:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
• Acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización cuando sea procedente.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente ante CEDELCA, cuando aplique.

8. Área y canales para ejercer los derechos

Las consultas, solicitudes y reclamos relacionados con protección de datos personales serán atendidos por CEDELCA a través del correo info@cedelca.edu.co o mediante comunicación escrita dirigida a Calle 17 #12-03, Agustín Codazzi, Cesar.

Consultas

El Titular podrá solicitar información sobre sus datos personales. Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.

Reclamos

Para solicitar corrección, actualización, supresión, revocatoria de autorización o informar un posible incumplimiento, la solicitud deberá incluir, como mínimo, la identificación del Titular, una descripción clara de los hechos o de la petición, datos de contacto y los documentos que se consideren pertinentes.

CEDELCA tramitará las consultas y reclamos dentro de los plazos legales aplicables. Cuando una solicitud esté incompleta, podrá requerirse información adicional para continuar el trámite.

9. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

Cuando CEDELCA deba tratar datos personales de menores de edad, observará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y garantizará el respeto de sus derechos fundamentales. Cuando corresponda, la autorización será otorgada por su representante legal, teniendo en cuenta el derecho del menor a ser escuchado conforme a su madurez, autonomía y capacidad para comprender el tratamiento.

10. Encargados, proveedores y circulación de la información

CEDELCA podrá utilizar proveedores de servicios tecnológicos, alojamiento web, correo electrónico, formularios, almacenamiento, comunicaciones u otros servicios necesarios para su operación. Estos terceros podrán actuar como Encargados del Tratamiento y deberán tratar la información conforme a las instrucciones de CEDELCA, a las finalidades autorizadas y a la normativa aplicable.

Cuando se requiera una transferencia o transmisión nacional o internacional de datos personales, CEDELCA adoptará las medidas y condiciones exigidas por la legislación colombiana.

11. Seguridad y confidencialidad

CEDELCA aplicará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a la información estará limitado a quienes lo requieran para el cumplimiento de funciones o finalidades autorizadas.

Ningún sistema de transmisión o almacenamiento electrónico puede garantizar seguridad absoluta; por ello, las medidas de protección serán revisadas y actualizadas de acuerdo con los riesgos y capacidades disponibles.

12. Vigencia y modificaciones

Esta política entra en vigencia el 24 de agosto de 2026. Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, las obligaciones legales o contractuales y los períodos de conservación aplicables.

CEDELCA podrá modificar esta política cuando sea necesario. Los cambios sustanciales serán informados a través del sitio web o de los medios de contacto disponibles, conforme a la normativa aplicable.